Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.08.2024/Pykälä 121

Kaupunginhallitus 24.06.2024 § 109 

Valmistelijat Kaupunginjohtaja Vesa Rantala ja kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala, 13.6.2024

Kauhavan kaupungin verkkosivusto Kauhava.fi on toteutettu kuntaliitoksen yhteydessä 2009. Myöhemmin sivustokokonaisuus on täydentynyt matkailijoille suunnatulla Visitkauhava.fi matkailumarkkinointisivustolla ja Investkauhava.fi yrityksille suunnatulla sivustolla.

Verkkosivuja on uudistettu pintapuolisesti graafisen ulkoasun osalta viimeksi vuonna 2020. Nykyiset sivustot hyödyntävät P4 julkaisujärjestelmää, joka on vanhentunut ja jota ei enää ylläpidetä, joten verkkosivujen kokonaisuudistus on ajankohtainen.

Uudistuksen tavoitteena on uudistaa kaikki verkkosivustot kokonaisuudessaan ja yhdistää verkkosivustot yhdeksi sivustokokonaisuudeksi. Näin sivustot voivat edelleen palvella omaa kohdeyleisöään mahdollisimman hyvin, mutta samalla mahdollistetaan kaupungin henkilöstön ylläpidollisten toimien yksinkertaistaminen nykytilanteeseen verrattuna.

Lopputuloksena uudet sivustot ovat yhden Wordpress-alustan päälle rakennetussa multisite-ympäristössä yhdessä sivustokokonaisuudessa. Jokaisella sivustokokonaisuudella (Kauhava.fi, Visitkauhava.fi ja Investkauhava.fi) säilyy kuitenkin oma domain, laskeutumissivu ja toiminallisuus kohderyhmät huomioiden.

Kaupungin kumppanina hankintaprosessissa on toiminut Järvinet Oy. Tarjouspyynnössä mainittiin, että soveltuvuusvaatimukset täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 55 % ja laadun 45 %.

Tarjouspyynnössä mainittiin, että hintamääritykset tehdään seuraavalla tavalla siten, että tarjouksen vertailuhinta koostuu kolmesta kokonaisuudesta.

1. Tarjotun sivustokokonaisuuden toteutuksen hinta
2. Palvelinoption hinta neljäksi vuodeksi. Tilaaja pidättää oikeuden käyttää tai olla käyttämättä tarjottua palvelinoptiota.
3. Mahdolliset muutostyöt tai lisätilaukset, jotka laskutetaan toteutuneen mukaan ja ilmoitetaan tuntihintana. Hintavertailussa käytetään ilmoitettua muutostöiden hintaa x 160 (arvio n. 40 tuntia vuosi ja arvio on tehty neljälle vuodelle). Tilaaja ei sitoudu tilaamaan muutostöitä tai tekemään lisätilauksia.

Laatumääritykset tehtiin mm. ilmoitettujen referenssien (2-3 kpl, kohdistuminen julkisen hallinnon organisaatioihin) ja projektipäällikön kokemukseen perustuen. Ilmoitetut referenssit tarkistettiin Järvinet Oy:n toimesta. Tarkempi selvitys hinta- ja laatukriteereistä löytyy oheismateriaalina olevasta tarjouspyynnöstä liitteineen. 

Määräaikaan mennessä tarjouspyyntöön vastasi 11 toimijaa. Tarjousten vertailuhinta vaihteli 26.160 euron - 109.600 euron välillä. Vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen antoi Virnex Group Oy (26.160 euroa) muiden tarjousten ollessa vaihteluvälillä 48.356,00 euroa - 109.600 euroa tarjousten keskihinnan ollessa halvinta tarjousta lukuun ottamatta noin 72.000 euroa.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Hankintayksiköllä on harkintavalta arvioida itse tarjotun hinnan tai kustannusten poikkeuksellisuutta. Hinnan tai kustannusten poikkeuksellisuutta arvioitaessa voidaan kiinnittää huomiota muun muassa hankinnan laatuun ja laajuuteen sekä toimitusaikaan, hankinnan oikeudellisiin, taloudellisiin sekä teknisiin tekijöihin, muiden tarjoajien antamiin hintoihin sekä toimialalla tyypilliseen hinnoittelurakenteeseen. Laissa tai lain esitöissä ei ole mitään tiettyä rajaa: esim. kuinka suuri eron tulee prosentuaalisesti olla muihin tarjoajiin verrattaessa, jotta tarjousta voitaisiin pitää poikkeuksellisen alhaisena.

Hankintalain 96 §:n 2 momentin esitöissä (HE 108/2016 vp s. 206) on todettu, että hankintadirektiivin johdanto-osan 103 kohdan mukaan tarjoukset saattavat perustua teknisesti, taloudellisesti tai oikeudellisesti epäterveisiin oletuksiin ja käytäntöihin, joten hankintayksiköillä olisi oltava oikeus hylätä tarjous, jos se harkitsee, ettei tarjoajan selitys tarjouksensa perusteista ole riittävä. Hankintayksiköllä on siten pääsääntöisesti harkintavalta poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkäämisessä, jos se arvioi, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi riskiä toimituksen laiminlyömisestä taikka puutteellisuudesta.

Hankintayksikön on kuitenkin tarjouksen hintaa arvioidessaan meneteltävä tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua koskevan vaatimuksen mukaisesti. Hankintayksiköllä ei ole oikeutta hylätä tarjousta, jos tarjoaja pystyy luotettavasti osoittamaan mahdollisuutensa hankinnan toteuttamiseen.

Poikkeuksellisen alhainen hinnoittelu on sallittua silloin, kun tarjoaja kykenee esittämään hankintayksikölle riittävän selvityksen tarjouksensa perusteista, kuten esimerkiksi uusien markkina-alueiden tai referenssien saaminen taikka kilpailijoita parempi kustannustehokkuus.

Johtoryhmän linjauksen mukaisesti Järvinet Oy on pyytänyt selvityksen Virnex Group Oy:ltä alhaisesta tarjoushinnasta. Johtoryhmä on käsitellyt annetun selvityksen 11.6.2024 ja piti Virnex Group Oy:n hintaa poikkeuksellisen alhaisena ja totesi, että tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden muiden tarjoajien hintatasoon verrattuna.

Mikäli Virnex Group Oy:n tarjous päätetään hylätä, saavat jäljelle jäävät 10 tarjousta seuraavat kokonaispistemäärät tarjouspyynnössä mainittujen kokonaishinta- ja laatuvertailun kriteerien perusteella:

1. Oy Poutapilvi Web Design Ab 83,05 pistettä,
2. Mainostoimisto Groteski Oy 82 pistettä,
3. Siili Solutions Oyj 79,93 pistettä,
4. Mainostoimisto SST Oy 77,47 pistettä,
5. Into-Digital Oy 75,23 pistettä,
6. Metatavu Oy 73,45 pistettä,
7. HiQ Public Oy 71,89 pistettä
8. Hutcode Oy 68,69 pistettä
9. Loopy Oy 62,70 pistettä ja
10. Digiloikka Oy 26,89 pistettä.

Tavoite on, että uusi sivustokokonaisuus julkaistaan 1.6.2025. Lisätietoja liitemateriaaleista.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Vesa Rantala

Päätösehdotus Kauhavan kaupunki

1. Hylkää Virnex Group Oy:n 26.160 euron tarjouksen. Peruste: Virnex Group Oy:n hinta on poikkeuksellisen alhainen. Tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden muiden tarjoajien hintatasoon verrattuna.

2. Valitsee verkkosivustokokonaisuuden toteuttajaksi kokonaishinta- ja laatuvertailun perusteella parhaimman pistemäärän saaneen Oy Poutapilvi Web Design Ab:n kokonaishinnalla 69.906 euroa. Palvelinoption käytöstä, mahdollisista muutostöistä tai lisätilauksista sovitaan erikseen.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan ehdotuksen.

 Pöytäkirjaan merkittiin, että kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala oli paikalla kokouksessa tämän pykälän käsittelyn aikana klo 16.09-16.28. Kuoppala poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Lisätietoja Kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala, puh. 040 553 0354,

 etunimi.sukunimi@kauhava.fi

______________________________

Kaupunginhallitus 19.08.2024 § 121  

450/07.03.02.00/2024  

Valmistelija Kaupunginjohtaja Vesa Rantala ja kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala, 15.8.2024

Tarjouskilpailussa toiseksi sijoittunut Mainostoimisto Groteski Oy on toimittanut kaupungille 26.6.2024 hankintaoikaisun kaupunginhallituksen päätöksestä 24.6.2024.

Hankintaoikaisulla mahdollistetaan hankintamenettelyssä tapahtuneen virheen korjaaminen mahdollisimman nopeasti. Edellytyksenä hankintaoikaisun vaatimiselle on, että hankintayksikön päätös tai ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen.

Hankintalakiin pohjautuen virhe voi olla tarjousten vertailussa tapahtunut pisteytysvirhe tai vertailuperusteen virheellinen soveltaminen, jota pyydetään oikaistavaksi.

Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväksi joko omasta aloitteesta tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintaoikaisun vireille tulosta välittömästi niille, joita asia koskee.

Hankintaoikaisun käsittely rinnastuu hallintolaissa tarkoitettuun hallintomenettelyyn.

Mainostoimisto Groteski Oy 26.6.2024:
 

"Yrityksemme, Mainostoimisto Groteski Oy, osallistui tarjouskilpailuun ja olemme tyytymättömiä saamiimme laatupisteisiin. Mielestämme pisteiden laskennassa on tapahtunut virhe, erityisesti liittyen toptenrava.fi -verkkopalvelun käyttämiseen referenssinä. Pisteenlaskun mukaan tämä referenssi ei kohdistu julkishallinnon referenssiksi, mutta olemme eri mieltä tästä arviosta.

Perustelemme vaatimuksemme seuraavasti:
- Virheellinen pisteytys: toptenrava.fi -verkkopalvelun tilaajana on ollut Tampereen kaupunki, ja se tulisi huomioida julkishallinnon referenssinä.
- Alkuperäinen hankintailmoitus: Liitteenä löydätte toptenrava.fi verkkopalvelun alkuperäisen hankintailmoituksen, joka osoittaa sen soveltuvuuden julkishallinnon referenssiksi.

Esitämme, että hankintayksikkö tarkistaa ja korjaa pisteytyksen ottaen huomioon toptenrava.fi -verkkopalvelun julkishallinnon referenssinä. Pyydämme teitä vaatimuksemme mukaisesti korjaamaan ja antamaan toptenrava-referenssistä vaaditut 6 pistettä. Pyydämme teitä vahvistamaan vaatimuksemme vastaanottamisen ja ilmoittamaan käsittelyaikataulusta."

Mainostoimisto Groteski Oy on täydentänyt hankintaoikaisua 6.8.2024 seuraavasti:

"Olemme perehtyneet tarjouspyynnön sivulla 6 määriteltyihin soveltuvuusvaatimuksiin, joissa esitetään, että referensseiksi tulee ilmoittaa vain sellaiset hankkeet, joissa toimittaja on toiminut projektivastuullisena toimittajana.

Toptenrava-hankkeen yhteydessä olemme tehneet kirjallisen sopimuksen Gofore Oyj kanssa, jossa on määritelty, että toimituksen päävastuu ja 100 % toimitusvastuu on Groteskilla. Voimme toimittaa tämän dokumentin pyynnöstä nähtäväksi.

Lisäksi vastauksena viittaukseenne "sivuston toptenrava.fi mukaan sitä ylläpitää nykyisin Rakennustarkastusyhdistys RTY ry" haluamme korostaa, että nykyinen ylläpitäjä ei määritä sitä, kenen projekti kyseessä on ollut. Hankintailmoituksen on tehnyt Tampereen kaupunki, joka on myös hankinnan toteuttanut. Täten toimitusprojektimme koski nimenomaisesti julkishallinnon sivustoa. Teidän vaatimuksissanne ei ollut määritetty, että myös ylläpidon pitää olla julkishallinnon alaisena.

Näin ollen referenssimme täyttävät teidän tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset, eikä teillä ole hankintalain puitteissa mahdollista tehdä luovaa tulkintaa, vaan teidän tulee hyväksyä vaatimuksenne täyttävät referenssit."

Kauhavan kaupungin verkkosivujen toteutuksesta tehdyn tarjouspyynnön mukaan mm (lihavoinnit Kauhavan kaupunki):

"Toimittajan on ilmoitettava vähintään kaksi (2) ja korkeintaan kolme (3) referenssisivustoa. Referenssit ilmoitetaan domain-osoitteina. Tarjoajan on referensseillään osoitettava kokemusta vastaavista verkkopalvelutoteutuksista, jotka on toteutettu valmiiksi tilaajalle ja otettu käyttöön kolmen viime vuoden aikana tarjouksen jättämisestä."

"Referenssejä koskevat soveltuvuusvaatimukset: . Referenssit on toteutettu WordPress-alustalla . Referenssisivustot mukautuvat responsiivisesti työpöytä-, tabletti- ja mobiililaitteisiin . Sivuston tulee olla julkisesti tavoitettavissa tilaajan hankintapäätökseen saakka."

"Referensseiksi tulee ilmoittaa ainoastaan sellaiset hankkeet, joissa toimittaja on toiminut projektivastuullisena toimittajana."

"Huom. Referenssejä voidaan käyttää myös tarjousten laatuperusteina, jos projektit ovat koskeneet julkishallinnon (valtio, kunnat, kuntayhtymät, hyvinvointialueet, yliopistot) sivustoja."

Hankintaoikaisun liitteenä Mainostoimisto Groteski Oy on toimittanut Tampereen kaupungin osallistumispyynnön hankintaan: "IT-konsultointi 2021-2025 (DPS) - Sovellus- ja ohjelmistokehityspalvelut - Topten -käytännöille tarkoitetun verkkosivupohjaisen tuotanto- ja julkaisualustan suunnittelu ja toteutus".

Oheismateriaalina on myös Tampereen kaupungin TOP10- alustan kehittämishanketta koskeva hankintapäätös edellä viitattuun hankintaan liittyen (TRE:5557/02.04.01/2021). Ko. hankintapäätöksen mukaan tarjouksen jättivät määräaikaan 9.1.2023 klo 12.00 mennessä kaksi tarjoajaa: Gofore Oyj (1710128- 9) ja Weasel Software Oy (2874018- 2). Tampereen kaupungin päätöksen mukaan sopimus Topten - käytännöille tarkoitetun verkkosivupohjaisen tuotanto- ja julkaisualustan (TOP10- alusta) suunnittelun ja toteutuksen hankinnasta sopimuskaudelle 1.2.2023 - 31.3.2024 tehdään Gofore Oyj:n (1710128- 9) kanssa.

Mainostoimisto Groteski Oy:tä ei siis voida pitää tarjouspyynnössä määriteltynä projektivastuullisena toimittajana ko. sivuston osalta tilaajan eli Tampereen kaupungin suuntaan. Tampereen kaupunki on tehnyt sopimuksen sivuston suunnittelun ja toteutuksen hankinnasta hankintapäätöksen mukaisesti Gofore Oyj:n kanssa, jota voidaan pitää ko. hankinnan projektivastuullisena toimittajana ja, jonka alihankkijana Mainostoimisto Groteski Oy on ko. hankinnassa toiminut.

Toptenrava.fi -sivusto ei ole myöskään vastaava verkkopalvelutoteutus. Sivusto on toteutettu hankintayhteistyönä Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen -projektissa, jossa oli mukana 10 kuntaa. Hankkeen päähakijana ja hallinnoijana toimii Tampereen kaupunki. Hankkeeseen kuuluivat lisäksi: Helsinki, Espoo, Vantaa, Oulu, Turku, Jyväskylä, Kuopio, Lahti ja Pori. Hankkeessa tehtiin yhteistyötä  Rakennustarkastusyhdistys RTY ry:n kanssa.

Tarjoajien antamat referenssit tarkistettiin ennen päätöksentekoa. Referenssien tarkistushetkellä sivustoa ylläpiti rakennustarkastusyhdistys RTY ry. Sivustolta löytyvän tietosuojaselosteen rekisterinpitäjäksi mainitaan Rakennustarkastusyhdistys RTY ry ja sivuston mukaan Topten-kortistopalvelun omistaa Rakennustarkastusyhdistys RTY ry. Ko. sivusto ei siis ole julkishallinnon sivusto (valtio, kunnat, kuntayhtymät, hyvinvointialueet, yliopistot).

Hankintaoikaisuvaatimus esitetään hylättäväksi koska sivusto ei ole vastaava verkkopalvelutoteutus, Mainostoimisto Groteski Oy ei ole ollut tarjouspyynnössä vaaditun mukaisesti projektivastuullinen toimittaja antamassaan referenssissä ja sivusto ei ole julkishallinnon sivusto.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Vesa Rantala

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hylkää hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan ehdotuksen.

Lisätietoja Kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala, puh. 040 553 0354,

 etunimi.sukunimi@kauhava.fi

______________________________