Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 29.01.2024/Pykälä 20

Kaupunginhallitus 29.01.2024 § 20  

804/01.00.00.00/2023  

Valmistelija Henkilöstöjohtaja Päivi Niemistö

Kaupunginvaltuusto on 12.6.2023 § 30 hyväksynyt Kauhava 2030 kaupunkistrategian. Yksi strategian tavoitteista on Osaava ja tehokas Kauhava. Tavoitteen saavuttamiseksi laaditussa toimenpideohjelmassa joustava täyttölupamenettely on määritelty yhdeksi toimenpiteeksi painopistealueella Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö.

Kauhavan kaupungin talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaan kaikkiin vakinaisesti täytettäväksi tuleviin virkoihin ja toimiin on haettava täyttölupa kaupunginhallitukselta. Ennen luvan hakemista on kaupungin rekrytointiohjeen mukaisesti selvitettävä mahdollisuudet jättää tehtävä täyttämättä, jakaa tehtävät tai käyttää muita sisäisiä järjestelyjä sekä selvittää ostopalveluiden käyttämisen mahdollisuudet. Hakemukseen tulee liittää tehtävänkuvaus. Täyttölupahakemuksen ratkaisemista varten on pyydettävä lausunto henkilöstöjohtajalta.

Määräaikaisen henkilöstön osalta kaupunginhallitus on 18.11.2019 § 233 päättänyt, että esimies tai lautakunta saa omalla päätöksellään palkata henkilön enintään kahden kuukauden yhtäjaksoiseen sijaisuuteen tai määräaikaisuuteen. Mikäli kysymyksessä on yksi tai useammasta jaksosta koostuva yhteensä vähintään kaksi kuukautta kestävä sijaisuus tai määräaikaisuus, on lupa tehtävän täyttämiseen haettava henkilöstöjohtajalta. Kaupunginhallituksen päätös on voimassa toistaiseksi.

Erityisesti vakinaisten tehtävien täyttölupamenettely on toimialoilla koettu raskaaksi ja rekrytointiprosessia hidastavaksi. Täyttölupamenettelyä on kevennetty talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa siten, että täyttöluvat kaupunginhallitukselta hakee vastuualueen esimies. Aikaisemmin täyttölupahakemukset tuli käsitellä ensin lautakunnassa. Muutoksesta huolimatta täyttölupamenettelyyn on toivottu helpotuksia.

Nykyisessä taloudellisessa tilanteessa Kauhavan kaupungin taloudenhoidon on edelleen oltava tarkkaa eikä täyttölupamenettelystä voida kokonaan luopua. Myös jatkuvat toiminnassa, toimintaympäristössä ja organisaatiorakenteissa tapahtuvat muutokset edellyttävät täyttölupamenettelyn jatkamista. Kaivattua helpotusta ja nopeutusta rekrytointiprosessiin on kuitenkin mahdollista saada täyttölupamenettelyä muuttamalla.

Vakinaisen henkilöstön määrä ja henkilöstöresurssien käyttäminen perustuu vuosittain laadittavaan henkilöstösuunnitelmaan. Kauhavan kaupungilla on käytössä ns. ennakoiva henkilöstösuunnittelu, minkä avulla pyritään huomioimaan mm. erilaisten toiminnassa ja toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vaikutukset henkilöstöresurssitarpeeseen, tuotettavien palveluiden edellyttämä henkilöstövahvuus sekä tehtävänkuvien ja osaamisen ajantasaisuus. Ennakoiva henkilöstösuunnittelu on osa strategista johtamista.

Henkilöstösuunnitelmaa käsittelevät lautakunnat oman toimialansa osalta, konserni- ja henkilöstöjaosto, kaupunginhallitus ja talousarviokäsittelyn yhteydessä kaupunginvaltuusto. Henkilöstösuunnitelma käsitellään myös työsuojelu- ja yhteistyötoimikunnassa, jossa henkilöstön edustajat voivat kuntia koskevan yhteistoimintalain mukaisesti vaikuttaa henkilöstösuunnitelman sisältöön ennen kuin siitä lopullisesti päätetään.

Täyttölupamenettelyä voidaan uudistaa siten, että täyttölupien myöntämisessä nojaudutaan toimielinkäsittelyssä hyväksyttyyn henkilöstösuunnitelmaan. Koska suurin osa vakinaisten tehtävien täyttölupahakemuksista koskee vakansseja, jotka sisältyvät henkilöstösuunnitelmaan ja joiden täyttäminen on välttämätöntä lakisääteisen mitoituksen tai toiminnan jatkuvuuden turvaamisen takia, on mahdollista luopua täyttölupahakemusten käsittelystä kaupunginhallituksessa.

Täyttölupien käsittelyssä on hyväksytyn henkilöstösuunnitelman lisäksi huomioitava myös kaupungin rekrytointiohjeen määräykset. Sen mukaan jokaisen avoimeksi tulleen vakanssin osalta on selvitettävä, voidaanko avoimeksi tullut vakanssi jättää täyttämättä käyttämällä esimerkiksi tehtävien uudelleenjärjestelyjä, toiminnallisia muutoksia tai ostopalveluja. Täyttölupamenettelyprosessin vaatima aika olisi kuitenkin vain 1-7 työpäivää hakemuksen saapumisesta laskettuna, mikäli asia käsiteltäisiin kaupunginjohtajan viranhaltijapäätöksellä kaupunginhallituksessa tapahtuvan käsittelyn sijasta.  Tämä edellyttää, että vastuualueen esimies tai toimialajohtaja on laatinut huolellisesti rekrytointiohjeen mukaisen selvityksen ja tehtävänkuvauksen, joiden pohjalta henkilöstöjohtajan on osana kaupunginjohtajan päätösprosessia mahdollista antaa ilman lisäselvityspyyntöjen tekemistä lausuntonsa asiaan.

Määräaikaisesti täytettävien vakanssien täyttölupamenettelyä on mahdollista joustavoittaa siten, että täyttöluvan hakemisesta luovutaan kokonaan yhteensä yli kaksi kuukautta kestävien, henkilöstösuunnitelmaan sisältyvien vakanssien osalta. Vastuualueiden esimiesten on virkavastuullaan huolehdittava siitä, että kaupungin rekrytointiohjeen mukaiset kriteerit tehtävien täytössä toteutuvat ja että talousarviota ei perusteettomasti ylitetä. Henkilöstösuunnitelmaan kuulumattomien tehtävien määräaikaiset täyttöluvat tulisi jatkossakin hakea henkilöstöjohtajalta.

Täyttölupamenettely on tähän saakka koskenut kaikkia tehtäviä kuten mm. velvoitetyöllistettäviä ja hankkeiden kautta palkattua henkilöstöä. Täyttölupamenettelyä on aiheellista muuttaa siten, että mikäli palkkaukseen saadaan rahoitus pääsääntöisesti tai kokonaan hankkeen kautta, ei täyttölupaa jatkossa enää tarvitse hakea. Myöskään velvoitetyöllistettävien palkkaamiseen ei täyttölupaa tarvitse jatkossa hakea, koska palkkaaminen perustuu lakiin.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Vesa Rantala

Päätösehdotus Kaupunginhallitus kumoaa päätöksen 18.11.2019 § 233 ja muuttaa vakanssien täyttölupamenettelyn 1.2.2024 alkaen seuraavasti:

1. täyttöluvan vakinaisesti täytettäviin vakansseihin hakee

-          vastuualueen esimies

-          mikäli rekrytointi ao. vakanssiin kuuluu lautakunnalle, hakee täyttöluvan toimialajohtaja

-          mikäli henkilön valitseminen kuuluu kaupunginhallitukselle, hakee täyttöluvan hallintojohtaja

-          toimialajohtajat hakevat täyttöluvat oman toimialansa toimiin, joiden haltijoihin hänellä on suora esihenkilöasema.

2. täyttöluvan hakija tekee pohjalomakkeelle kaupungin rekrytointiohjeen mukaisen selvityksen, perustelut täyttöluvalle sekä liittää hakemukseen ajantasaisen tehtävänkuvauksen.

3. henkilöstöjohtaja antaa lausuntonsa vakinaisesti täytettävien vakanssien täyttölupahakemuksiin.

4. kaupunginjohtaja päättää vakinaisesti täytettävien ja henkilöstösuunnitelmaan sisältyvien vakanssien täyttölupien myöntämisestä.

5. muiden kuin henkilöstösuunnitelmaan sisältyvien vakinaisesti täytettävien tehtävien täyttölupahakemukset siirretään seuraavaan henkilöstösuunnitelmakäsittelyyn.

6. henkilöstösuunnitelmaan sisältyvien vakanssien sijaisuuksiin ja muihin määräaikaisten tehtävien täyttämiseen ei haeta täyttölupaa.

7. toimialajohtajien ja vastuualueiden esimiesten tulee huolehtia, että kaikkien vakanssien sijaisuudet ja määräaikaisuudet täytetään noudattaen kaupungin rekrytointiohjeen määräyksiä tosiasiallisen henkilöstöresurssitarpeen selvittämisestä sekä talousarvion noudattamisesta.

8. henkilöstöjohtaja päättää tämän pykälän 1-2 kohtien menettelyn mukaisesti niiden määräaikaisesti täytettävien täyttölupien myöntämisestä, jotka eivät sisälly henkilöstösuunnitelmaan ja joista aiheutuvia kustannuksia ei ole huomioitu talousarviossa.

9. esihenkilö voi omalla päätöksellään palkata henkilön enintään kahden kuukauden sijaisuuteen tai määräaikaisuuteen, mikäli siitä aiheutuvat henkilöstökulut sisältyvät talousarvioon.

10. mikäli henkilön palvelussuhteet kestävät samassa tehtävässä kalenterivuoden aikana yhteensä yli kaksi kuukautta eikä tehtävä sisälly henkilöstösuunnitelmaan, siirrytään täyttölupamenettelyyn.

11. täyttölupamenettelyä ei sovelleta velvoitetyöllistettäviin eikä hankkeisiin palkattaviin henkilöihin, mikäli heidän palkkakustannuksiinsa saadaan vähintään 60 prosentin ulkopuolinen rahoitus.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan ehdotuksen.

Lisätietoja Henkilöstöjohtaja Päivi Niemistö, puh. 040 647 6506,

 etunimi.sukunimi@kauhava.fi

______________________________