Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 24.06.2024/Pykälä 109

Kaupunginhallitus 24.06.2024 § 109  

450/07.03.02.00/2024  

Valmistelijat Kaupunginjohtaja Vesa Rantala ja kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala, 13.6.2024

Kauhavan kaupungin verkkosivusto Kauhava.fi on toteutettu kuntaliitoksen yhteydessä 2009. Myöhemmin sivustokokonaisuus on täydentynyt matkailijoille suunnatulla Visitkauhava.fi matkailumarkkinointisivustolla ja Investkauhava.fi yrityksille suunnatulla sivustolla.

Verkkosivuja on uudistettu pintapuolisesti graafisen ulkoasun osalta viimeksi vuonna 2020. Nykyiset sivustot hyödyntävät P4 julkaisujärjestelmää, joka on vanhentunut ja jota ei enää ylläpidetä, joten verkkosivujen kokonaisuudistus on ajankohtainen.

Uudistuksen tavoitteena on uudistaa kaikki verkkosivustot kokonaisuudessaan ja yhdistää verkkosivustot yhdeksi sivustokokonaisuudeksi. Näin sivustot voivat edelleen palvella omaa kohdeyleisöään mahdollisimman hyvin, mutta samalla mahdollistetaan kaupungin henkilöstön ylläpidollisten toimien yksinkertaistaminen nykytilanteeseen verrattuna.

Lopputuloksena uudet sivustot ovat yhden Wordpress-alustan päälle rakennetussa multisite-ympäristössä yhdessä sivustokokonaisuudessa. Jokaisella sivustokokonaisuudella (Kauhava.fi, Visitkauhava.fi ja Investkauhava.fi) säilyy kuitenkin oma domain, laskeutumissivu ja toiminallisuus kohderyhmät huomioiden.

Kaupungin kumppanina hankintaprosessissa on toiminut Järvinet Oy. Tarjouspyynnössä mainittiin, että soveltuvuusvaatimukset täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous siten, että hinnan painoarvo on 55 % ja laadun 45 %.

Tarjouspyynnössä mainittiin, että hintamääritykset tehdään seuraavalla tavalla siten, että tarjouksen vertailuhinta koostuu kolmesta kokonaisuudesta.

1. Tarjotun sivustokokonaisuuden toteutuksen hinta
2. Palvelinoption hinta neljäksi vuodeksi. Tilaaja pidättää oikeuden käyttää tai olla käyttämättä tarjottua palvelinoptiota.
3. Mahdolliset muutostyöt tai lisätilaukset, jotka laskutetaan toteutuneen mukaan ja ilmoitetaan tuntihintana. Hintavertailussa käytetään ilmoitettua muutostöiden hintaa x 160 (arvio n. 40 tuntia vuosi ja arvio on tehty neljälle vuodelle). Tilaaja ei sitoudu tilaamaan muutostöitä tai tekemään lisätilauksia.

Laatumääritykset tehtiin mm. ilmoitettujen referenssien (2-3 kpl, kohdistuminen julkisen hallinnon organisaatioihin) ja projektipäällikön kokemukseen perustuen. Ilmoitetut referenssit tarkistettiin Järvinet Oy:n toimesta. Tarkempi selvitys hinta- ja laatukriteereistä löytyy oheismateriaalina olevasta tarjouspyynnöstä liitteineen. 

Määräaikaan mennessä tarjouspyyntöön vastasi 11 toimijaa. Tarjousten vertailuhinta vaihteli 26.160 euron - 109.600 euron välillä. Vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen antoi Virnex Group Oy (26.160 euroa) muiden tarjousten ollessa vaihteluvälillä 48.356,00 euroa - 109.600 euroa tarjousten keskihinnan ollessa halvinta tarjousta lukuun ottamatta noin 72.000 euroa.

Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.

Hankintayksiköllä on harkintavalta arvioida itse tarjotun hinnan tai kustannusten poikkeuksellisuutta. Hinnan tai kustannusten poikkeuksellisuutta arvioitaessa voidaan kiinnittää huomiota muun muassa hankinnan laatuun ja laajuuteen sekä toimitusaikaan, hankinnan oikeudellisiin, taloudellisiin sekä teknisiin tekijöihin, muiden tarjoajien antamiin hintoihin sekä toimialalla tyypilliseen hinnoittelurakenteeseen. Laissa tai lain esitöissä ei ole mitään tiettyä rajaa: esim. kuinka suuri eron tulee prosentuaalisesti olla muihin tarjoajiin verrattaessa, jotta tarjousta voitaisiin pitää poikkeuksellisen alhaisena.

Hankintalain 96 §:n 2 momentin esitöissä (HE 108/2016 vp s. 206) on todettu, että hankintadirektiivin johdanto-osan 103 kohdan mukaan tarjoukset saattavat perustua teknisesti, taloudellisesti tai oikeudellisesti epäterveisiin oletuksiin ja käytäntöihin, joten hankintayksiköillä olisi oltava oikeus hylätä tarjous, jos se harkitsee, ettei tarjoajan selitys tarjouksensa perusteista ole riittävä. Hankintayksiköllä on siten pääsääntöisesti harkintavalta poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkäämisessä, jos se arvioi, että tarjouksen hyväksyminen tarkoittaisi riskiä toimituksen laiminlyömisestä taikka puutteellisuudesta.

Hankintayksikön on kuitenkin tarjouksen hintaa arvioidessaan meneteltävä tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua koskevan vaatimuksen mukaisesti. Hankintayksiköllä ei ole oikeutta hylätä tarjousta, jos tarjoaja pystyy luotettavasti osoittamaan mahdollisuutensa hankinnan toteuttamiseen.

Poikkeuksellisen alhainen hinnoittelu on sallittua silloin, kun tarjoaja kykenee esittämään hankintayksikölle riittävän selvityksen tarjouksensa perusteista, kuten esimerkiksi uusien markkina-alueiden tai referenssien saaminen taikka kilpailijoita parempi kustannustehokkuus.

Johtoryhmän linjauksen mukaisesti Järvinet Oy on pyytänyt selvityksen Virnex Group Oy:ltä alhaisesta tarjoushinnasta. Johtoryhmä on käsitellyt annetun selvityksen 11.6.2024 ja piti Virnex Group Oy:n hintaa poikkeuksellisen alhaisena ja totesi, että tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden muiden tarjoajien hintatasoon verrattuna.

Mikäli Virnex Group Oy:n tarjous päätetään hylätä, saavat jäljelle jäävät 10 tarjousta seuraavat kokonaispistemäärät tarjouspyynnössä mainittujen kokonaishinta- ja laatuvertailun kriteerien perusteella:

1. Oy Poutapilvi Web Design Ab 83,05 pistettä,
2. Mainostoimisto Groteski Oy 82 pistettä,
3. Siili Solutions Oyj 79,93 pistettä,
4. Mainostoimisto SST Oy 77,47 pistettä,
5. Into-Digital Oy 75,23 pistettä,
6. Metatavu Oy 73,45 pistettä,
7. HiQ Public Oy 71,89 pistettä
8. Hutcode Oy 68,69 pistettä
9. Loopy Oy 62,70 pistettä ja
10. Digiloikka Oy 26,89 pistettä.

Tavoite on, että uusi sivustokokonaisuus julkaistaan 1.6.2025. Lisätietoja liitemateriaaleista.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Vesa Rantala

Päätösehdotus Kauhavan kaupunki

1. Hylkää Virnex Group Oy:n 26.160 euron tarjouksen. Peruste: Virnex Group Oy:n hinta on poikkeuksellisen alhainen. Tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen alhaista tasoa hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden muiden tarjoajien hintatasoon verrattuna.

2. Valitsee verkkosivustokokonaisuuden toteuttajaksi kokonaishinta- ja laatuvertailun perusteella parhaimman pistemäärän saaneen Oy Poutapilvi Web Design Ab:n kokonaishinnalla 69.906 euroa. Palvelinoption käytöstä, mahdollisista muutostöistä tai lisätilauksista sovitaan erikseen.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan ehdotuksen.

 Pöytäkirjaan merkittiin, että kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala oli paikalla kokouksessa tämän pykälän käsittelyn aikana klo 16.09-16.28. Kuoppala poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa.

Lisätietoja Kehitysjohtaja Juha-Martti Kuoppala, puh. 040 553 0354,

 etunimi.sukunimi@kauhava.fi

______________________________