Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.12.2023/Pykälä 299

Kaupunginhallitus 18.12.2023 § 299  

1013/05.00/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Liisa Salo

Hyvinvointialueuudistusta koskevan ns. voimaanpanolain (616/2021) mukaan sairaanhoitopiirien, erityishuollon kuntayhtymien, vapaaehtoisten sote-kuntayhtymien, pelastuslaitosten ja kuntien perusturvaan ja oppilashuollon palveluihin liittyvät fyysiset ja sähköiset tietoaineistot siirtyvät hyvinvointialueen omistukseen.

Kauhavan kaupungilla oppilashuollon käytössä on ollut Aura-järjestelmä, joka on siirretty Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle. Kaupungilla ei ole ollut muita hyvinvointialueelle siirrettäviä sähköisiä tietoaineistoja.

Kaupungin arkistoissa on paperiaineistona liitoskuntien sosiaalitoimen ja joitakin terveydenhuollon asiakirjoja vuoteen 2008. Lisäksi arkistoissa on paperimateriaalina oppilashuollon asiakirjoja ajalta 2004-2020.

Voimaanpanolain mukaan myös edellä mainitut fyysiset (paperiset) tietoaineistot ovat siirtyneet 1.1.2023 Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen omistukseen. Hyvinvointialueella ei tässä vaiheessa ole tiloja, joihin ao. aineisto voitaisiin siirtää. Sen vuoksi on päädytty järjestelyyn, jossa Kauhavan kaupungilta siirtynyt fyysinen tietoaineisto säilytetään kaupungin arkistoissa.

Vastaavasti hyvinvointialueen arkistoissa saattaa olla joitakin kaupungille kuuluvia tietoaineistoja, joita ei tässä vaiheessa siirretä kaupungille.

Kaupunki ja hyvinvointialue ovat neuvotelleet näiden fyysisten tietoaineistojen säilyttämisestä ja säilyttämiseen liittyvistä tehtävistä, tietopalvelusta, osapuolten oikeudesta tietojen käsittelyyn, tietojen luovutuksen periaatteista sekä kustannusten jakamisesta ja osapuolten toisilleen maksamista korvauksista.

Neuvotteluihin perustuen on laadittu liitteenä oleva sopimus tietoaineistojen hallinnasta ja säilyttämisestä. Sopimus on voimassa toistaiseksi kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimusta voidaan tarkistaa tarvittaessa.

Arkistotilasta hyvinvointialueelta perittävästä korvauksesta päätetään erikseen. Tietopalvelusta peritään kaupunginhallituksen vahvistaman taksan mukainen korvaus.

Esittelijä Hallintojohtaja Liisa Salo

Päätösehdotus Kaupunginhallitus

1. hyväksyy liitteen mukaisen sopimuksen fyysisten tietoaineistojen hallinnasta ja säilyttämisestä
2. valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimuksen kaupungin puolesta.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti hallintojohtajan päätösehdotuk-sen.

Lisätietoja Hallintojohtaja Liisa Salo, puh. 050 330 5286,

 etunimi.sukunimi@kauhava.fi

______________________________